“机器人”管理贸易大数据 一小时解决员工一周的活儿

上游新闻·重庆商报记者 李阳

数字化管理正给传统贸易企业的管理效率带来革命性变化。“以前每项数据都是人工录入制作成Excel表格，一个订单的数据十几个人一天都做不完。”说起公司此前的进销存管理，重庆新途进出口贸易业务第五部总经理吴曙贵记忆深刻，不过引入数字化企业管理系统后，这种局面大有改观，一个订单七八千条数据，只需一个小时就能解决。这是怎样的数据管理分析利器呢？

痛点：难管理 一个订单三天时间理数据

在全球的汽车、摩托车产业生态中，重庆占据着重要的位置。作为重庆汽摩配件外贸的主要企业之一，新途将重庆造的各种汽车、摩托车配件，输送到世界各地。

“我们主要针对拉丁美洲市场，每年出口额近3000万元。”吴曙贵告诉记者，这个贸易量在重庆的上千家汽摩配件贸易企业中，也算比较大的。但令他头痛的是，他们最大的工作量不是去拉客户，而是海量的订单数据管理。

据吴曙贵介绍，一般而言，一个订单大约会有7000~8000条数据，包括产品类型、数量、包装信息、上游的供货信息等。这些数据过去靠人工，一条一条填入Excel文档，然后需要用时，再人工使用电子表格函数查找。

“这样的工作量极大。”吴曙贵说，在过去使用的ERP系统中，大多数工作都是靠人工完成这些数据的录入，一个人要一周才能干完。一般公司会安排三个人，加班加点工作两三天，才能录完，但不能保证100%准确，更改起来也比较麻烦。

据吴曙贵介绍，重庆有几千家涉及汽摩配件进出口的企业，在数字化管理上，基本都是采用传统的ERP系统，放在每个行业都能解决部分通用的数据管理，但面对贸易型企业复杂的进货、出货、存货管理，无法解决个性化需求，效率低下。

变化：定制化的数据管理分析利器 一小时顶一周

正如吴曙贵所言，在企业的日常办公中，通常存在大量的业务需求，比如联系人管理、库存管理、项目跟进、工作单、餐馆的点餐系统、进销存、CRM、ERP等等，但数据如若只是存在而不去有效管理整合，并不能发挥其价值。

另一方面，传统的办公模式难免会用到很多纸质文档，电脑里诸多文件夹电子文档以及孤岛应用，每次寻找起来费时费力。

这种传统的办公方式，经理人大概会花费1年当中4周的时间在检索、寻找他想要的文件中，并且会导致至少67%的数据丢失。

来自苹果旗下的FileMaker定制开发，让吴曙贵的管理方式发生巨大变革。“我们是第一家尝试使用这个管理系统的重庆企业。”吴曙贵告诉记者，新的数字化管理系统，除了有通用的功能，还可以个性化开发贸易型企业的特殊功能需求。

在使用时，只需要建好基本数据库，比如商品编号、供应商信息、包装信息等，订单到后，只需在系统内录入订单基本信息，大约一小时就可以生成进出存的详单，商品的采购信息、包装信息，工作人员只需逐一核对即可，这相当于过去模式下一个员工一周的工作效率。

当然，还有管理模式上的变革，吴曙贵说，比如，通过权限的设定，让采购和销售部门对订单只有所属的工作权责的的修改，责任分明。同时管理者在互联网环境下，对请示签字授权，即便是在飞机上，也能完成工作，通过 FileMaker，碎片化时间也可以被合理利用起来了。

延伸：定制化开发 解决个性化需求

事实上，相比于在消费领域iPhone、iPad 等所取得的成就，苹果在商用软件领域表现十分低调，FileMaker作为其商用领域的代表，主要从传统办公模式与效率的角度切入，解决高效、注重用户体验且可定制化需求的商务应用。

FileMaker相关负责人表示，目前，中小型企业、大型企业还有一些机构，在面对企业移动部署时，因为没有经验，常常走了弯路。

当企业想用一个应用的时候，第一就会想到拿来主义，找到市面上有什么应用，可以拿来就用，但是这些应用并不一定能够满足他的所有需求，而且还不能够定制化。这个时候一些企业就去雇佣一些编程人员，针对自己的需求去做一些编程，去做一些开发，开发出自己想要用的解决方案或者应用。

这个过程当中，虽然可以定制化，但是过程当中花费的时间和金钱都非常多，而且后期的维护也非常昂贵，也需要很长的时间，还要做一些改进，才能做出来。

不管是应用也好，编程也好，它们都不能跨平台，有的只能在Mac上用，有的只能在Windows上用，有的很多Apps只能在iPad、iPhone上用，不能把它导出来放在电脑上用。

FileMaker的出现，它既可以进行简单的编程，又可以满足企业所有的个性化需要，在后期的维护上也不会花费很多的时间和精力、金钱，一般整套应用布局下来，成本也就大约二十万元左右。

有活儿