有时候需要编辑排版一些很长的文件，文件中有许多标题的格式是相同的，如果一个一个进行字体字号等设置，会很麻烦，当然可以用格式刷来做，但如果需要做的太多，还是麻烦。我们这里介绍一个利用word的格式和快捷键，非常迅速进行格式排版的方法。
先将需要排版的文件内容导入到WORD中，如果原来的文件中有不同的格式，可以将其复制到写字板中，再复制粘贴到WORD中，这样原来的格式就不存在了，包括表格。这一招对于那些从网页上弄下来的内容尤其有效。
首先选择要进行排版的某个段落，进行字体字号等格式的设置，包括段落格式，颜色等，这样做的目的是看一下效果，然后记住都做了哪些设置。
在“格式”菜单中找到”样式和格式”，并选择。
在“样式和格式”卡上，点击”新样式”
这里需要建立一个新的样式，先在名称后面给新的格式起个新名，样式类似一般选择”段落”,再选择新样式的字体，字号等。所做的和上面第二步的内容应该一样。
上面的内容设置好后，点下面的”样式”,会出来一个下拉菜单，选择其中的”快捷键”。
这一步是关键，光标停在“请按新快捷键”时，按下一个组合键，比如ctrl+1，尽量不要设置成和系统快捷键一样的。然后点击下面的”指定”。
这时你所按下的快捷键就会移到“当前快捷键”处，点击”关闭”。
回到正文编辑状态，这时只要你按下快捷键，光标所在的段落就会变成刚才所设置成的样式。接下来需要做的，就是找到那些需要排版的内容，然后按下快捷键。
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